Como administrar custos e despesas empresariais?

Na gestão dos gastos empresariais, é preciso estar bem atento a duas categorias diferentes: custos e despesas. Além disso, você deve observar que esse segundo grupo se divide em dois tipos: despesas fixas e variáveis. Entender essa teoria ajuda a realizar o planejamento e o controle do orçamento de maneira mais eficiente.

 Se você ainda não conhece bem essa teoria, está no lugar certo para aprender definitivamente! Nesse artigo, vamos apresentar os conceitos, explicar porque é importante fazer um controle rigoroso dos seus custos e despesas fixas e variáveis, e, ainda, apresentar algumas dicas práticas. Vamos começar?

Custos e despesas

Na teoria das finanças empresariais, dizemos que os custos de uma empresa são aqueles gastos que estão ligados diretamente à sua atividade principal. Em uma fábrica de lápis, por exemplo, os gastos para comprar madeira e grafite são considerados custos, pois estas são matérias-primas, essenciais para fazer o lápis. Outros exemplos de custos incluem pagamento de comissões, impostos, e custos financeiros referentes a venda.

Enquanto isso, dizemos que as despesas são aqueles gastos necessários para a manutenção do negócio, mas não essenciais para sua atividade principal. Na mesma fábrica de lápis, o gasto com papel usado na impressora do escritório é um exemplo de despesa.

Despesas fixas e variáveis

As despesas podem ser de dois tipos. Despesas variáveis são aqueles gastos que podem aumentar ou diminuir, dependendo do nível de atividade da empresa em cada mês. Um bom exemplo são os gastos com frete de matéria-prima comprada dos fornecedores. Quanto mais a empresa pretende produzir, maior será a compra de matéria-prima (que é um custo) e maior também será o frete de entrega (que é uma despesa variável).

Por outro lado, despesas fixas são aqueles gastos que não mantém relação com o nível de atividade da empresa. Mesmo que fique um mês de portas fechadas, ela terá de pagar esses itens. O principal exemplo de despesa fixa é o aluguel do local em que a empresa opera.

A importância de controlar custos e despesas

Como você pode ter notado, em todas as definições – de custos, despesas fixa e variáveis – foi usada a palavra “gastos”. Afinal, independentemente de serem categorias diferentes, tanto o salário de um funcionário quanto o seguro de um carro da frota são gastos, certo?

A questão é que a dinâmica de cada um deles é diferente, e entender essas diferenças permite planejar com mais precisão as finanças do negócio. Porém, não basta ter um bom planejamento; é preciso controlar, na prática, os custos e despesas empresariais. Somente com um controle rigoroso você vai conseguir identificar onde estão os problemas, as ineficiências.

Tenha em mente que uma ineficiência nos custos não é a mesma coisa que uma ineficiência nas despesas fixas ou variáveis. Afinal, os custos estão ligados diretamente à atividade central da empresa, portanto, qualquer decisão em relação a eles necessariamente terá um impacto na qualidade e quantidade dos produtos ou serviços da sua empresa.

E quanto às despesas? Particularmente as despesas fixas não apresentam qualquer relação direta com os produtos ou serviços da sua empresa. Portanto, a regra de ouro é enxugar essa categoria o máximo possível!

3 dicas para administrar custos e despesas

Agora que você já está mais familiarizado com o assunto, vamos fechar com três dicas práticas para administrar os custos e despesas empresariais.

Crie um orçamento

O primeiro passo para administrar os custos e despesas é criar um orçamento para planejar como os recursos da empresa serão utilizados. O orçamento serve, entre outras coisas, como um direcionamento para que esses recursos não sejam gastos desnecessariamente, o que pode acontecer quando você não tem um “plano de vôo”.

Posteriormente, o orçamento inicial também pode ser comparado com os gastos reais, realizados, para identificar quais custos e despesas saíram do planejado.

Organize um fluxo de caixa

Existem muitos relatórios financeiros úteis; mas, se você só quiser adotar um, que seja o fluxo de caixa. Ele tem a função de registrar as entradas e saídas – e, consequentemente, o saldo – do caixa da empresa.

Em outras palavras, apenas com o fluxo de caixa é possível efetivamente estimar o valor que estará disponível para ser gasto em uma determinada data futura. Sem esse controle, você pode acabar realizando um custo ou uma despesa que não poderá ser paga e colocando a empresa no vermelho.

Engajar a equipe

A base de qualquer boa gestão financeira são as informações. Sem informação, é impossível administrar custos e despesas empresariais. E, quanto mais pessoas da equipe entenderem isso e se comprometerem com a saúde financeira do negócio, mais acesso você terá a informações.

Afinal, nem todos os gastos e receitas vão passar diretamente pela sua mão. Então, você precisa que seus colaboradores também façam registros e relatórios; de preferência, que sejam transparentes!

E então, está se sentindo mais seguro para administrar os custos e despesas empresariais do seu negócio?
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